Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής είναι πλέον μέρος της καθημερινότητας πολλών επιχειρήσεων και η Β’ Φάση της Ψηφιακής Διακίνησης Αποθεμάτων φέρνει ένα ακόμη βήμα: την ψηφιακή παρακολούθηση της διακίνησης μέχρι την παραλαβή και τον έλεγχο των αγαθών.
Για ένα συνεργείο, όμως, το βασικό ερώτημα δεν είναι τι ορίζει η νομοθεσία σε τεχνικό επίπεδο.
Είναι πολύ πιο απλό:
Τι πρέπει να κάνω όταν παραλαμβάνω ή διακινώ ανταλλακτικά;
Σε αυτόν τον οδηγό συγκεντρώνουμε τις βασικές περιπτώσεις που μπορεί να συναντήσει ένα συνεργείο στην καθημερινή του λειτουργία.
Τι είναι το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής;
Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής αποτελεί μέρος της Ψηφιακής Παρακολούθησης Διακίνησης Αποθεμάτων της ΑΑΔΕ.
Σκοπός του είναι η ψηφιακή καταγραφή και παρακολούθηση των αγαθών που διακινούνται από μία επιχείρηση προς μία άλλη τοποθεσία ή επιχείρηση, όπου υπάρχει σχετική υποχρέωση έκδοσης παραστατικού διακίνησης.
Με τη Β’ Φάση, η διαδικασία δεν περιορίζεται πλέον μόνο στην έκδοση και διαβίβαση του παραστατικού. Περιλαμβάνει και στάδια της πραγματικής διακίνησης, όπως την παραλαβή και τον έλεγχο των αγαθών.
Για ένα συνεργείο αυτό μπορεί να αφορά, ανάλογα με την περίπτωση, ανταλλακτικά, ελαστικά, λιπαντικά, αναλώσιμα ή άλλα αποθέματα.
Παράδειγμα 1: Παραλαμβάνεις ανταλλακτικά από προμηθευτή
Ας δούμε την πιο συνηθισμένη περίπτωση.
Έχεις παραγγείλει από έναν προμηθευτή:
- 10 φίλτρα λαδιού,
- 5 φίλτρα αέρα,
- 20 μπουζί.
Ο προμηθευτής προετοιμάζει την παραγγελία και εκδίδει το αντίστοιχο ψηφιακό παραστατικό διακίνησης.
Τα προϊόντα μεταφέρονται στο συνεργείο σου.
Με τη Β’ Φάση, όταν φτάσει η παραγγελία, η παραλαβή αποτελεί μέρος της ψηφιακής διαδικασίας.
Στην πράξη, δεν αρκεί πλέον να αφήσεις τα κουτιά στην αποθήκη και να κρατήσεις το παραστατικό για αργότερα. Η παραλαβή και ο έλεγχος των προϊόντων αποκτούν μεγαλύτερη σημασία.
Παράδειγμα 2: Παραλαμβάνεις λιγότερα από όσα αναγράφονται
Ας υποθέσουμε ότι το παραστατικό αναφέρει:
10 φίλτρα λαδιού
αλλά ανοίγοντας την παραγγελία βρίσκεις:
9 φίλτρα λαδιού.
Υπάρχει δηλαδή διαφορά μεταξύ της ποσότητας που αναγράφεται στο παραστατικό και της ποσότητας που πραγματικά παρέλαβες.
Η Β’ Φάση προβλέπει διαδικασίες για την καταγραφή ποσοτικών αποκλίσεων που εντοπίζονται κατά την παραλαβή.
Αυτός είναι και ένας λόγος που ο σωστός έλεγχος κατά την παραλαβή γίνεται ακόμη πιο σημαντικός.
Δεν ελέγχεις απλώς αν «ήρθαν τα πράγματα». Ελέγχεις αν αυτά που έφτασαν συμφωνούν με αυτά που αναγράφονται στο παραστατικό.
Παράδειγμα 3: Το ανταλλακτικό έφτασε, αλλά υπάρχει πρόβλημα
Η ποσότητα μπορεί να είναι σωστή και παρ’ όλα αυτά να υπάρχει πρόβλημα.
Για παράδειγμα, ένα ανταλλακτικό μπορεί να έχει υποστεί ζημιά κατά τη μεταφορά ή να μην βρίσκεται στην κατάσταση που αναμενόταν.
Η Β’ Φάση περιλαμβάνει, πέρα από τον ποσοτικό, και ποιοτικό έλεγχο της παραλαβής.
Άρα ο έλεγχος δεν αφορά μόνο:
«Παρήγγειλα 5 και παρέλαβα 5;»
αλλά και το αν η παραλαβή ολοκληρώθηκε σωστά ως προς την κατάσταση των αγαθών.
Παράδειγμα 4: Πρέπει να επιστρέψεις ανταλλακτικά στον προμηθευτή
Οι επιστροφές είναι επίσης συνηθισμένες σε ένα συνεργείο.
Μπορεί να παραγγέλθηκε λάθος κωδικός, να μην ταίριαξε τελικά ένα ανταλλακτικό στο συγκεκριμένο όχημα ή να χρειάζεται να επιστραφεί για οποιονδήποτε άλλο λόγο.
Από τη στιγμή που υπάρχει νέα φυσική διακίνηση αγαθών από το συνεργείο προς τον προμηθευτή, πρέπει να εξετάζεται αν απαιτείται το αντίστοιχο παραστατικό διακίνησης.
Γι’ αυτό είναι σημαντικό οι επιστροφές να μην αντιμετωπίζονται απλώς σαν μια αλλαγή στον αριθμό τεμαχίων της αποθήκης.
Άλλο η εσωτερική μεταβολή του stock και άλλο η πραγματική διακίνηση ενός αγαθού.
Κάθε κίνηση στην αποθήκη χρειάζεται Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής;
Όχι. Αυτό είναι μία σημαντική διάκριση.
Αν έχεις 10 φίλτρα στην αποθήκη και χρησιμοποιήσεις ένα σε ένα αυτοκίνητο που βρίσκεται στο συνεργείο, το γεγονός ότι το stock σου έγινε 9 δεν σημαίνει από μόνο του ότι πραγματοποιήθηκε διακίνηση για την οποία απαιτείται Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής.
Η εσωτερική διαχείριση της αποθήκης και η Ψηφιακή Παρακολούθηση Διακίνησης Αποθεμάτων δεν είναι το ίδιο πράγμα.
Το συνεργείο χρειάζεται να γνωρίζει:
τι έχει στην αποθήκη, τι παρέλαβε, τι χρησιμοποίησε και τι διακίνησε.
Και όταν υπάρχει πραγματική διακίνηση αγαθών, πρέπει να εξετάζεται εάν εμπίπτει στις σχετικές υποχρεώσεις της ΑΑΔΕ.
Πώς συνδέεται λοιπόν η αποθήκη;
Ας συνεχίσουμε το προηγούμενο παράδειγμα.
Το συνεργείο παραλαμβάνει 10 φίλτρα.
Η παραλαβή ολοκληρώνεται και τα φίλτρα περνούν στην αποθήκη.
Λίγες ημέρες αργότερα, ένα από αυτά χρησιμοποιείται στο service ενός αυτοκινήτου.
Η σωστή οργάνωση επιτρέπει στο συνεργείο να γνωρίζει:
Παραλάβαμε 10 → χρησιμοποιήσαμε 1 → διαθέσιμα 9.
Αυτό δεν είναι απλώς φορολογική υποχρέωση. Είναι βασική διαχείριση μιας επιχείρησης.
Όσο περισσότερα ανταλλακτικά, προμηθευτές και εργασίες διαχειρίζεται ένα συνεργείο, τόσο πιο δύσκολο γίνεται να παρακολουθεί όλα αυτά με σημειώσεις, Excel ή διαφορετικά προγράμματα που δεν επικοινωνούν μεταξύ τους.
Τι γίνεται με το QR Code;
Το QR Code αποτελεί σημαντικό μέρος της ψηφιακής διακίνησης.
Το παραστατικό διακίνησης συνοδεύεται από QR Code, μέσω του οποίου μπορούν να υποστηρίζονται ενέργειες που σχετίζονται με την πορεία και την παραλαβή της διακίνησης.
Για τον άνθρωπο που βρίσκεται στο συνεργείο, το ζητούμενο δεν είναι να γνωρίζει τι συμβαίνει τεχνικά στο παρασκήνιο.
Το ζητούμενο είναι η διαδικασία να παραμένει απλή:
έρχεται η παραγγελία → εντοπίζεται το παραστατικό → ελέγχονται τα προϊόντα → καταγράφεται η παραλαβή.
Όσο λιγότερα διαφορετικά συστήματα χρειάζονται για να γίνει αυτό, τόσο πιο εύκολη παραμένει η καθημερινότητα.
Ψηφιακό Πελατολόγιο και Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής είναι το ίδιο;
Όχι.
Πρόκειται για δύο διαφορετικές διαδικασίες.
Το Ψηφιακό Πελατολόγιο αφορά την καταγραφή της επίσκεψης ενός οχήματος στο συνεργείο.
Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής αφορά τη διακίνηση αγαθών.
Μέσα στο συνεργείο, όμως, όλα αυτά αποτελούν κομμάτια της ίδιας καθημερινής εργασίας.
Έρχεται το όχημα. Καταγράφεται η επίσκεψη. Δημιουργούνται οι εργασίες που πρέπει να γίνουν. Χρησιμοποιούνται ανταλλακτικά. Ενημερώνεται η αποθήκη. Εκδίδεται το παραστατικό.
Γι’ αυτό έχει αξία αυτές οι διαδικασίες να μπορούν να διαχειρίζονται μέσα από ένα ενιαίο περιβάλλον.
Τι πρέπει να οργανώσει ένα συνεργείο;
Δεν χρειάζεται να αλλάξει ολόκληρο τον τρόπο λειτουργίας του επειδή προστίθεται μία ακόμη ψηφιακή υποχρέωση.
Χρειάζεται όμως να έχει ξεκάθαρες διαδικασίες.
Πρακτικά, αξίζει να γνωρίζει:
- ποιος παραλαμβάνει τις παραγγελίες,
- πώς γίνεται ο έλεγχος των προϊόντων που φτάνουν,
- πώς καταγράφονται τυχόν διαφορές,
- πώς ενημερώνεται η αποθήκη,
- πώς γίνονται οι επιστροφές,
- ποιο πρόγραμμα χρησιμοποιείται για τη διαχείριση όλων αυτών.
Όταν αυτές οι διαδικασίες είναι οργανωμένες, η προσαρμογή στις νέες απαιτήσεις γίνεται πολύ πιο απλή.
Όλα σε ένα πρόγραμμα συνεργείου
Οι ψηφιακές υποχρεώσεις ενός συνεργείου έχουν αυξηθεί σημαντικά τα τελευταία χρόνια.
myDATA, τιμολόγηση, Ψηφιακό Πελατολόγιο και πλέον η νέα φάση της Ψηφιακής Διακίνησης Αποθεμάτων αποτελούν μέρος της καθημερινότητας.
Η λύση δεν είναι απαραίτητα να προστίθεται ένα διαφορετικό πρόγραμμα κάθε φορά που εμφανίζεται μία νέα απαίτηση.
Το MOTORFOLIO έχει σχεδιαστεί ειδικά για συνεργεία, ώστε η καθημερινή διαχείριση να συγκεντρώνεται σε ένα περιβάλλον: πελάτες, οχήματα, εργασίες, ανταλλακτικά, αποθήκη, Ψηφιακό Πελατολόγιο, παραστατικά και ψηφιακές υποχρεώσεις.
Με την υποστήριξη της Β’ Φάσης του Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής, η νέα διαδικασία εντάσσεται στην ίδια λογική.
Λιγότερη εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών και περισσότερος χρόνος για την πραγματική δουλειά του συνεργείου.
Θέλεις να δεις πώς λειτουργεί;
Δες πώς το MOTORFOLIO συνδυάζει Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής, Ψηφιακό Πελατολόγιο, αποθήκη και τιμολόγηση σε μία εφαρμογή ειδικά σχεδιασμένη για συνεργεία.
