Η ψηφιακή οργάνωση των επιχειρήσεων περνά στο επόμενο στάδιο. Μετά την εφαρμογή του Ψηφιακού Πελατολογίου και την πρώτη φάση του Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής, από τις 12 Οκτωβρίου 2026 τίθεται σε υποχρεωτική εφαρμογή η Β1 Φάση της Ψηφιακής Παρακολούθησης Διακίνησης Αποθεμάτων.
Για ένα συνεργείο αυτοκινήτων ή μοτοσυκλετών, η αλλαγή αυτή αφορά κυρίως τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθούνται ψηφιακά οι διακινήσεις και οι παραλαβές αγαθών, όπως ανταλλακτικά, αναλώσιμα και άλλα είδη που αποτελούν μέρος της καθημερινής λειτουργίας του.
Τι αλλάζει όμως στην πράξη και τι χρειάζεται να γνωρίζει ένα συνεργείο;
Από τη β’ Φάση Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής στην παρακολούθηση της διακίνησης
Η πρώτη φάση έφερε την ψηφιακή έκδοση των παραστατικών διακίνησης και τη διαβίβαση των σχετικών δεδομένων στο myDATA.
Η Β’ Φάση προχωρά ένα βήμα παρακάτω.
Η διακίνηση δεν αντιμετωπίζεται πλέον μόνο ως ένα παραστατικό που εκδόθηκε πριν ξεκινήσει η μεταφορά. Η διαδικασία παρακολουθείται ψηφιακά μέχρι την παραλαβή των αγαθών και τον έλεγχό τους.
Σύμφωνα με την ΑΑΔΕ, η Β’ Φάση περιλαμβάνει την ψηφιακή παρακολούθηση φορτώσεων και μεταφορτώσεων, την παραλαβή παραστατικών και αγαθών μέσω QR Code, καθώς και τον ποσοτικό και ποιοτικό έλεγχο από τον λήπτη.
Τι αλλάζει από τις 12 Οκτωβρίου 2026
Η Β’ Φάση έχει χωριστεί σε δύο στάδια.
Από τις 12 Οκτωβρίου 2026 γίνεται υποχρεωτική η Φάση Β1, η οποία περιλαμβάνει:
- την παρακολούθηση της φόρτωσης και της μεταφόρτωσης,
- την παραλαβή των διακινούμενων αγαθών,
- την ψηφιακή ιχνηλασιμότητα της διακίνησης,
- τον ποσοτικό έλεγχο των αγαθών που παραλήφθηκαν,
- τον ποιοτικό έλεγχο των αγαθών που παραλήφθηκαν.
Από την 1η Ιανουαρίου 2027 ακολουθεί η Φάση Β2, με την εφαρμογή της Ενιαίας Κωδικοποίησης Ειδών σύμφωνα με τη Συνδυασμένη Ονοματολογία.
Για τα συνεργεία, επομένως, η άμεση αλλαγή είναι η Β1 και ο τρόπος με τον οποίο εντάσσεται η παραλαβή και η διακίνηση των αποθεμάτων στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης.
Τι σημαίνει αυτό για ένα συνεργείο
Ας πάρουμε ένα απλό παράδειγμα.
Ένα συνεργείο παραγγέλνει από τον προμηθευτή του φίλτρα, λιπαντικά και ανταλλακτικά. Ο προμηθευτής εκδίδει το αντίστοιχο ψηφιακό παραστατικό και τα προϊόντα ξεκινούν για το συνεργείο.
Με τη Β’ Φάση, η διαδικασία δεν σταματά στην έκδοση του παραστατικού.
Όταν τα προϊόντα φτάσουν στο συνεργείο, η παραλαβή αποτελεί πλέον μέρος της ψηφιακής παρακολούθησης της διακίνησης. Ο λήπτης μπορεί να επιβεβαιώσει την παραλαβή και να πραγματοποιήσει τον απαιτούμενο ποσοτικό και ποιοτικό έλεγχο.
Με απλά λόγια, η διαδικασία αποκτά αρχή και τέλος:
Τα προϊόντα ξεκινούν → διακινούνται → φτάνουν στο συνεργείο → παραλαμβάνονται → ελέγχονται.
Αυτό είναι ίσως το σημαντικότερο σημείο που πρέπει να κατανοήσει μια επιχείρηση σχετικά με τη Β’ Φάση.
Τι γίνεται αν οι ποσότητες δεν συμφωνούν;
Στην καθημερινότητα ενός συνεργείου δεν φτάνουν πάντα όλα ακριβώς όπως αναγράφονται στο παραστατικό.
Για παράδειγμα, μπορεί το παραστατικό να αναφέρει 10 τεμάχια ενός ανταλλακτικού αλλά κατά την παραλαβή να διαπιστωθούν 9.
Η διαδικασία της ψηφιακής διακίνησης προβλέπει και τέτοιες περιπτώσεις. Οι διαφορές που διαπιστώνονται κατά την παραλαβή, όπως πλεονάσματα ή ελλείμματα, μπορούν να αποτυπωθούν ψηφιακά μέσω των προβλεπόμενων διαδικασιών.
Έτσι, ο έλεγχος κατά την παραλαβή αποκτά μεγαλύτερη σημασία και δεν αποτελεί απλώς μια εσωτερική διαδικασία της αποθήκης.
Η αποθήκη του συνεργείου αποκτά μεγαλύτερη σημασία
Η Β’ Φάση δεν μετατρέπει το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής σε πρόγραμμα διαχείρισης αποθήκης. Πρόκειται για διαφορετικά πράγματα.
Αναδεικνύει όμως ακόμη περισσότερο την ανάγκη ένα συνεργείο να γνωρίζει τι παραλαμβάνει, τι έχει διαθέσιμο και πώς κινούνται τα ανταλλακτικά και τα αναλώσιμά του.
Όταν η παραλαβή ενός ανταλλακτικού, η αποθήκη, η χρήση του σε μια εργασία και η τιμολόγηση λειτουργούν αποσπασματικά, η καθημερινή διαχείριση γίνεται πιο δύσκολη.
Για αυτό και η σωστή οργάνωση της αποθήκης δεν αφορά μόνο τη συμμόρφωση με μια νέα υποχρέωση. Αφορά συνολικά την καλύτερη λειτουργία του συνεργείου.
Και το Ψηφιακό Πελατολόγιο;
Το Ψηφιακό Πελατολόγιο και το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής είναι δύο διαφορετικές υποχρεώσεις.
Το πρώτο αφορά την καταγραφή της επίσκεψης του οχήματος στην επιχείρηση. Το δεύτερο αφορά τη διακίνηση των αποθεμάτων.
Στην πραγματική λειτουργία ενός συνεργείου, όμως, αυτά τα δύο συστήματα συναντιούνται.
Ένα όχημα εισέρχεται στο συνεργείο, πραγματοποιούνται εργασίες, χρησιμοποιούνται ανταλλακτικά και αναλώσιμα, ενημερώνεται η αποθήκη και στο τέλος εκδίδεται το αντίστοιχο παραστατικό.
Γι’ αυτό η τάση πλέον δεν είναι απλώς η κάλυψη κάθε νέας υποχρέωσης ξεχωριστά, αλλά η συνολική ψηφιακή οργάνωση του συνεργείου.
Τι πρέπει να κάνει ένα συνεργείο τώρα;
Το πρώτο βήμα είναι να γνωρίζει εάν και σε ποιες περιπτώσεις οι διακινήσεις που πραγματοποιεί εμπίπτουν στις σχετικές υποχρεώσεις, καθώς υπάρχουν συγκεκριμένες περιπτώσεις και εξαιρέσεις που προβλέπονται από την ΑΑΔΕ.
Στη συνέχεια χρειάζεται να ελέγξει ότι το λογισμικό και οι διαδικασίες που χρησιμοποιεί μπορούν να υποστηρίξουν τις απαιτήσεις της Β’ Φάσης.
Δεν χρειάζεται ο ιδιοκτήτης ενός συνεργείου να γίνει ειδικός στο myDATA. Χρειάζεται όμως η καθημερινή διαδικασία να είναι όσο το δυνατόν πιο απλή και οργανωμένη για τον ίδιο και την ομάδα του.
Το MOTORFOLIO είναι έτοιμο για τη Β' Φάση
Το MOTORFOLIO έχει σχεδιαστεί ειδικά για την καθημερινή λειτουργία των συνεργείων και ενσωματώνει σε ένα περιβάλλον λειτουργίες όπως Ψηφιακό Πελατολόγιο, Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής, διαχείριση αποθήκης και ανταλλακτικών και τιμολόγηση.
Με την υποστήριξη της Β’ Φάσης της Ψηφιακής Διακίνησης Αποθεμάτων, το συνεργείο μπορεί να συνεχίσει να διαχειρίζεται τις καθημερινές του εργασίες χωρίς να χρειάζεται να προσθέτει διαφορετικές εφαρμογές για κάθε νέα ψηφιακή υποχρέωση.
Η τεχνολογία πρέπει να κάνει τη λειτουργία του συνεργείου πιο απλή — όχι πιο περίπλοκη.
Μάθε περισσότερα για το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής στο MOTORFOLIO ή δοκίμασε την εφαρμογή δωρεάν.
